Kinh nghiệm về quản lý kinh doanh và vận hành quán cafe chính là “Bí kíp” giúp chủ đầu tư nâng cao hiệu quả đầu tư, thúc đẩy doanh thu quán, đem về lợi nhuận cao. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực F&B, Gia Phạm Việt Nam chia sẻ với bạn những kinh nghiệm giúp cho việc quản lý, vận hành quán cafe được ổn định và phát triển bền vững hơn.

Quản Lý Thu Chi

Kinh nghiệm quản lý thu chi là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết khi mở quán cafe. Khi bạn kiểm soát được mức thu chi, cân đo đong đếm sao cho số tiền phát sinh không ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận kinh doanh. Cách tốt nhất để quản lý thu chi chặt chẽ là thường xuyên đối chiếu các khoản chi phí nguyên liệu, lương nhân viên, tiền nhập hàng, phí marketing, phí phát sinh, phí duy trì… theo ngày, tuần, tháng…Bạn  cũng cần nhắc nhở nhân viên giữ lại toàn bộ các giấy tờ giao dịch như: bill tính tiền, giấy ký nhận ngân hàng, phiếu nhập/xuất kho… để bạn dễ dàng đối chiếu.

Bên cạnh đó, việc trang bị máy móc, thiết bị hỗ trợ kinh doanh như: máy in hóa đơn, máy tính tiền… sẽ giúp cho việc quản lý nguồn thu dễ dàng hơn.

Quản Lý Nhân Sự

Vấn đề nhân sự cũng rất quan trọng: Nhân viên là người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng hằng ngày, đại diện cho hình ảnh thương hiệu, đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành quán cafe. Trong quán cafe có rất nhiều vị trí khác nhau, Người quản lý phải nắm được vị trí, vai trò của từng thành viên trong đội ngũ nhân viên và cần phân bổ sao cho phù hợp với năng lực từng nhân viên. Việc phân chia ca kíp, vị trí phù hợp sẽ giúp cho việc vận hành của quán được trơn chu và hoạt động hiệu quả hơn

Mỗi vị trí làm việc sẽ có những yêu cầu và cách quản lý khác nhau. Thế nhưng, quán café cần có sự đồng bộ về quy định, kỷ luật và tác phong. Bạn có thể lập ra bảng mô tả công việc cho từng vị trí để dễ kiểm soát. Bên cạnh đó, chế độ đãi ngộ nhân viên sẽ là nguồn khích lệ động lực làm việc cho nhân viên. Ví dụ như: khen thưởng nhân viên best seller tháng, nhân viên được khách hàng yêu thích, nhân viên vượt KPIs tháng…

Ngoài ra, nhân sự quán café nên được training và đào tạo bài bản về kiến thức chuyên môn (pha chế, phục vụ…) cho đến kỹ năng mềm (kiểm hàng, tính toán…). Việc này sẽ giúp giữ chân được nhân viên làm việc lâu dài, cải thiện chất lượng làm việc tốt hơn.

Quản Lý Cơ Sở Vật Chất

Như bạn đã biết quán café thường xuyên sử dụng máy pha café, máy xay sinh tố, máy ép trái cây… với tần suất cao. Nếu như thiết bị, dụng cụ pha chế hư hỏng thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình vận hành quán kinh doanh quán. Thậm chí, điều này sẽ làm cho hương vị đồ uống không đạt chất lượng. Do đó bạn nên lên lịch kiểm tra định kỳ để bảo trì máy móc, thay thế những đồ đã cũ hoặc hư hỏng… Ngoài ra, hướng dẫn nhân viên cách sử dụng, vệ sinh, bảo quản trang thiết bị đúng cách để kéo dài tuổi thọ là cách giúp bạn quản lý quán cafe hiệu quả.

Quản Lý Nguyên Liệu

Để một ly đồ uống ngon, nguyên liệu là một trong những yếu tố quan trọng. Nguyên liệu pha chế có yêu cầu khắt khe về cách bảo quản sao cho nguyên liệu giữ được hương vị và chất lượng. Đồng thời, giảm thiểu tình trạng nguyên liệu bị lãng phí hay thất thoát ngoài tầm kiểm soát.Ví dụ như hạt café cần để ở nơi khô thoáng, trong bọc kín để hương café không bay hơi, milkfoam trà sữa bảo quản trong ngăn mát tủ lạnh để giữ được foam cứng… Do đó, nếu người quản lý hay chủ kinh doanh có kinh nghiệm pha chế sẽ rất thuận lợi khi quản lý nguyên liệu quán cafe.

Quản Lý Chất Lượng Dịch Vụ

Chất lượng dịch vụ là thang đo sự hài lòng của khách hàng về chất lượng của sản phẩm kinh doanh. Sự hài lòng sẽ được phân ra ba cấp độ: không hài lòng nếu cảm nhận thấp hơn sự kỳ vọng, hài lòng khi khách hàng cảm thấy tương đối với sự kỳ vọng và khi khách hàng cảm thấy thích thú, hài lòng đối với những sản phẩm mang lại cảm nhận vượt trên kỳ vọng.